Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu detali, których nie widać w trakcie krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, duże przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia a także przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się zatem tylko do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.
Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Przeciwnie planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a całkiem inaczej dla większego przyjęcia, podczas którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi a także przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego podczas planowania dobrze pozostawić stosownie szerokie przejścia. Znaczenie moraz rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.
Osobnym zagadnieniem jest sposób zastosowania otoczenia. W sytuacji obiektów położonych w gronie zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, jednak taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto uprzednio ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka a także czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. Podczas oglądania miejsca dobrze sprawdzić też nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto albo nierówna droga mogą mieć znaczenie dla osób w podeszłym wieku, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy jedyną uwagę przyciąga wygląd sali. Jeżeli planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto również analizować oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.
Na odbiór przestrzeni wpływa również temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, w szczególności gdy ma bardzo duże przeszklenia, natomiast wieczorem sytuacja może się przemienić. Dlatego w trakcie wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i podmiany powietrza. Nie należy też pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana inaczej niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sprzęt nagłośnieniowy, niemniej jednak też ustawienie głośników, stołów i parkietu. Podczas przygotowań bardzo dobrze zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych oraz możliwość poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle ukazują się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie pozwala uniknąć zmian w ostatniej chwili.
Istotna jest również organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi wyłącznie część niezbędnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany również pod kątem miejsca do przechowywania produktów, naczyń, sprzętu oraz rzeczy należących do obsługi. O ile catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma sposobność wygodnego rozładunku a także odległość między zapleczem a salą. Tożsamo wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto przedtem ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można przeznaczyć na montaż a także późniejsze sprzątanie. W przypadku przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z punktu widzenia organizacji istotne jest zatem nie tylko to, jak miejsce wygląda w trakcie pierwszej wizyty, niemniej jednak także jak działa wtedy, gdy jednocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.
Warto sprawdzić: miejsce na wesele Mazowsze.