W pracy z materiałami dźwiękowymi znaczenie ma nie tylko i wyłącznie to, co zostało powiedziane, ale również sposób uporządkowania wypowiedzi. Nagranie rozmowy, wywiadu, posiedzenia czy spotkania może trwać kilkadziesiąt minut, a późniejsze odnalezienie dokładnie określonej informacji bez zapisu bywa czasochłonne. W tak zaistniałych okolicznościach stosowana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści mówionej do formy tekstowej.
Samo przepisanie słów nie zawsze jednak wystarcza. Przy mniej wyraźnych nagraniach ukazują się przerwy, nakładające się głosy, urwane zdania lub fragmenty, których nie da się niedwuznacznie usłyszeć. W praktyce należy wówczas rozstrzygnąć, czy zachować dosłowny charakter wypowiedzi, czy przygotować zapis bardziej uporządkowany. Każda z owych form służy nieco innemu celowi, dlatego sposób opracowania materiału warto ustalić przed rozpoczęciem pracy.
Szczególnego podejścia wymaga materiał, który ma być zastosowany w postępowaniu prawnym. Transkrypcja do sądu powinna możliwie starannie odzwierciedlać zawartość nagrania, bez dopisywania znaczeń, poprawiania wypowiedzi czy zmieniania ich sensu. Ważne mogą być nie tylko pełne zdania, lecz też momenty zawahania, przerwy, zmiana osoby mówiącej lub fragmenty, w których wypowiedź jest niezrozumiała (polecamy:transkrypcja cennik). Przy dłuższych materiałach istotne staje się także oznaczanie czasu nagrania, ponieważ ułatwia ono odnalezienie konkretnego fragmentu w pliku źródłowym. Jeżeli już na nagraniu mówi kilka osób, niezbędne jest rozróżnienie ich wypowiedzi w sposób czytelny i konsekwentny. Problem pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy rozmówcy mówią równocześnie. W takim wypadku zapis powinien jasno sygnalizować ograniczenie wynikające z jakości materiału, zamiast uzupełniać brakujące słowa na bazie domysłów.
Określenie stenogram jest na prawdę bardzo często używane zamiennie z transkrypcją, choć w współzależności od wykorzystania może oznaczać nieco inny sposób zapisu. Stenogram kojarzy się przede wszystkim z możliwie wiernym odtworzeniem przebiegu wypowiedzi, dlatego przy jego przygotowaniu liczy się kolejność słów i zachowanie informacji występujących w nagraniu. Nie znaczy to jednakże, że każdy zapis powinien wyglądać tożsamo. Przeciwnie opracowuje się rozmowę, w której na prawdę ważna jest naturalna metoda wypowiedzi, a przeciwnie materiał przeznaczony do analizy dokumentacyjnej. Przy zapisie dosłownym pozostawia się w głównej mierze powtórzenia, charakterystyczne przerwania zdań czy potoczne sformułowania, natomiast w wersji redagowanej można ograniczyć elementy utrudniające czytanie. Decyzja dotycząca formy ma w przyszłości wpływ na sposób interpretowania dokumentu, dlatego nie powinna być podejmowana jedynie pod względem wyglądu gotowego tekstu.
Na dokładność zapisu wpływa głównie jakość materiału wejściowego. Nagranie wykonane w spokojnym pomieszczeniu zwykle umożliwia łatwiej rozpoznać poszczególne głosy niż plik zarejestrowany w miejscu, w którym występuje hałas, echo lub wiele ludzi rozmawia równocześnie. Znaczenie moraz sposób nagrania, rodzaj mikrofonu i odległość rozmówców od urządzenia. Przy bardzo słabej jakości dźwięku niektórych fragmentów nie da się odtworzyć z pełną pewnością i powinno się to wyraźnie zaznaczyć w tekście. Równie bardzo ważna jest weryfikacja nazw własnych, dat, liczb oraz terminów pojawiających się w wypowiedziach, ponieważ pojedyncza pomyłka w takim miejscu może przemienić znaczenie całego fragmentu. Transkrypcja jest zatem nie tylko i wyłącznie czynnością polegającą na wpisywaniu usłyszanych słów. Wymaga uważnego odsłuchiwania, rozpoznawania kontekstu i jednoczesnego respektowania granicy między tym, co naprawdę wynika z nagrania, a tym, co można jedynie przypuszczać.
Warto zobaczyć: transkrypcje nagrań.