Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych podczas prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie zawsze jest widoczne w chwili utworzenia pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się potrzeba sprawdzenia detali umowy, odszukania załącznika lub ustalenia, na jakiej bazie podjęto określoną decyzję.
Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko obowiązujące potrzeby, ale także sposobność odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy podejmowaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które w rzeczywistości należą do jednej sprawy. Przykładowo, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, ale każda z nich mieć inny termin obowiązywania, zakres i historię modyfikacji. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie za każdym razem wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Istotne jest także regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie nawet wówczas, gdy sam plik został zachowany.
Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji w gronie osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w najlepszym miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. Jeżeli już wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, łatwe zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak sprawdzeniu przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do użycia niekompletnych albo nieaktualnych danych. Administrowanie dokumentami i archiwizacja obejmują także zobowiązanie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje albo wycofany z dalszego obiegu. Każda z tych sytuacji powinna być odpowiednio oznaczona, by użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest również zachowanie informacji o powodach wprowadzenia przeróbek. Sama data przekształceń nie tłumaczy, dlaczego zmieniono tekst i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami lub rozliczeniami taki kontekst może mieć znaczenie podczas późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.
Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku powinno się rozpatrzyć nie tylko i wyłącznie miejsce zapisu, lecz również sposobność odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, kategorii, numerów spraw oraz innych opisów, ale nie zastępuje kontroli jakości zakumulowanych materiałów. W trakcie przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego tekstem lub kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię trzeba samoczynnie usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację lub zgodę odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru trzeba określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu oraz zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić wyszukiwanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W sytuacji materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia albo zniekształcenia danych.
Na organizację archiwum wpływają także zmiany przepisów, struktury organizacyjnej oraz używanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różnorodne okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących wymagań. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania oraz warunki usuwania materiałów. Nie trzeba przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem albo zamknięcie projektu automatycznie znaczy sposobność zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może nadal podlegać obowiązkowi zachowania lub być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Równocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi zadań użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Istotne jest też postępowanie w przypadku zmiany stanowiska albo odejścia osoby, która uprzednio odpowiadała za dane materiały. Odrębnej sprawdzeniu wymagają kopie zapasowe i sposobność odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu należy co więcej sprawdzać, czy używane formaty nadal można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani ważnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie jedynie jednorazowy stopień jej uporządkowania.
Więcej informacji na stronie: rejestracja czasu pracy pracownika.