Praca z materiałem dźwiękowym w praktyce coraz częściej zaczyna się od z pozoru prostego zadania, czyli odsłuchania nagrania i przeniesienia jego treści do formy tekstowej. De facto proces ten okazuje się bardziej złożony, ponieważ jakość nagrań bywa różna, a sposób mówienia uczestników rozmowy nie zawsze jest uporządkowany. W takich ustaleniach transkrypcje nagrań wymagają nie tylko i wyłącznie dokładnego odsłuchu, niemniej jednak też umiejętności rozróżniania głosów, wychwytywania przerw a także interpretowania fragmentów, które nie są w pełni czytelne.
Z doświadczenia wynika, że dosłownie krótkie nagranie może wymagać wielokrotnego cofania i ponownego odsłuchiwania poszczególnych fragmentów, co w ogromnym stopniu wpływa na czas realizacji całego procesu.
W wielu przypadkach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, gdzie precyzja zapisu nabiera dodatkowego wymiaru. W praktyce oznacza to konieczność zachowania możliwie wiernego odwzorowania wypowiedzi, bez ich interpretowania czy skracania. Prawie każde słowo może mieć znaczenie, dlatego na prawdę istotna staje się dokładność a także konsekwencja w zapisie. Z obserwacji wynika, że nagrania wykorzystywane w postępowaniach prawnych często zawierają fragmenty skomplikowane do jednoznacznego odczytania, takie jak nakładające się wypowiedzi czy zmieniające się warunki akustyczne. W tak zaistniałych okolicznościach kluczowe jest wielokrotne sprawdzanie treści a także porównywanie różnych fragmentów nagrania, by zachować spójność zapisu.
W codziennej praktyce często używa się też stenogram, który stanowi uporządkowaną formę zapisu wypowiedzi (sprawdź też: stenogram cennik). W zależności od potrzeb może on obejmować kompletne odwzorowanie rozmowy albo jej bardziej skróconą wersję, jednakże zawsze wymaga zachowania logicznej struktury wypowiedzi. W praktyce istotne jest rozróżnienie między poszczególnymi uczestnikami rozmowy a także odpowiednie oznaczenie ich wypowiedzi, co daje możliwość na późniejszy czasszą analizę materiału. Z doświadczenia wynika, że im bardziej dynamiczna rozmowa, tym większe wyzwanie stanowi jej uporządkowanie w formie tekstowej, w szczególności gdy rozmówcy wchodzą sobie w słowo lub zmieniają temat w krótkich odstępach czasu.
W pracy z materiałem audio istotną rolę odgrywa również kontekst, który na prawdę bardzo często pomaga w prawidłowym zrozumieniu wypowiedzi. Sam zapis słów nie zawsze oddaje pełny sens rozmowy, dlatego konieczne bywa uwzględnienie sytuacji, w której nagranie powstało. W praktyce znaczy to analizę nie tylko treści, ale także sposobu wypowiedzi, intonacji oraz powtarzających się motywów. Z w pewnych przypadkach można zauważyć, że każdy rodzaj nagrania wymaga nieco innego podejścia, a doświadczenie w pracy z różnymi materiałami umożliwia nie gorzej radzić sobie z niejednoznacznościami. W efekcie proces transkrypcji staje się nie tylko i wyłącznie technicznym odwzorowaniem dźwięku, niemniej jednak również uporządkowaniem informacji w sposób umożliwiający ich dalsze zastosowanie.
Zobacz również: transkrypcje nagrań.