Już na etapie projektowania zaplecza warto określić, jak będzie wyglądał typowy dzień pracy. Liczba przygotowywanych potraw, kolejność wykonywania czynności a także sposób przyjmowania dostaw wpływają na to, jak powinno zostać rozmieszczone wyposażenie gastronomii. W praktyce różnice między spokojnym przygotowaniem kilku dań a obsługą większej liczby zamówień są bardzo wyraźne.
Stanowisko, które przy niewielkim obciążeniu wydaje się wystarczające, w trakcie intensywnej pracy może bardzo szybko stać się miejscem, w którym zaczynają gromadzić się naczynia, pojemniki i składniki. Dlatego przy kształtowaniu przestrzeni należy uwzględnić nie tylko podstawowe czynności, niemniej jednak też momenty największego obciążenia. Znaczenie moraz kierunek przemieszczania się pracowników. Jeśli kilka osób regularnie korzysta z tego samego przejścia, ustawienie dodatkowego stołu albo regału może przemienić organizację całego stanowiska.
Na codzienne wykorzystywanie wpływa także sposób przechowywania produktów i akcesoriów. Wyposażenie gastronomiczne powinno zbudować logiczny układ, w którym rzeczy używane często znajdują się w miejscu łatwo dostępnym, natomiast przedmioty wykorzystywane sporadycznie nie zajmują najcenniejszej przestrzeni roboczej (zobacz również: profesjonalne kuchnie gazowe). Nie chodzi w dodatku jedynie o pojemność szaf czy regałów. Ważne jest, czy można swobodnie wyjąć niezbędny pojemnik, odsunąć szufladę albo otworzyć drzwi bez blokowania przejścia. W małych kuchniach ograniczeniem staje się właściwie każdy dodatkowy element, dlatego należy brać pod uwagę jego rzeczywiste przeznaczenie. W większych pomieszczeniach problem może wyglądać odwrotnie. Nadmierne rozstawienie stanowisk zwiększa odległości pokonywane podczas pracy i może utrudniać szybkie przekazywanie towarów między kolejnymi etapami przygotowania.
Osobnego podejścia wymagają urządzenia gastronomiczne wykorzystywane do obróbki termicznej, chłodzenia, rozdrabniania czy przechowywania. Przy ich wyborze liczą się parametry, ale równie istotne są warunki, w których będą pracować. Urządzenie może posiadać odpowiednią pojemność, a pomimo to nie pasować do sposobu organizacji kuchni, o ile jego obsługa wymaga dodatkowego miejsca albo częstego przenoszenia pojemników. Trzeba również sprawdzić, gdzie znajdują się przyłącza a także czy pozostawiono przestrzeń potrzebną do czyszczenia. W codziennej pracy właśnie te kwestie często okazują się bardziej kłopotliwe niż sama obsługa urządzenia. Przy kształtowaniu warto uwzględnić także hałas, ciepło i parę powstające podczas pracy niektórych elementów (warto także zobaczyć: profesjonalne kuchnie gazowe). Ich obecność może mieć znaczenie dla rozmieszczenia innych stanowisk i sposobu wentylowania pomieszczenia.
Znaczenie ma także okres, w którym zaplecze nie jest intensywnie wykorzystywane. Sprzęt gastronomiczny wymaga czyszczenia, opróżniania i okresowej kontroli, a dostęp do jego powierzchni oraz elementów technicznych powinien być możliwy bez ciągłego demontowania sąsiednich części wyposażenia. Przy urządzeniach stojących wprost przy ścianie albo w zabudowie powinno się uwzględnić sposób wykonywania prac serwisowych i porządkowych. Warto także przewidzieć miejsce na elementy ruchome, tj. pojemniki, tace czy dodatkowe akcesoria, ponieważ odkładanie ich na przypadkowych powierzchniach szybko zmienia organizację stanowiska. Z w pewnych sytuacjach mogą pojawić się także nowe potrzeby wynikające ze zmiany menu, liczby pracowników lub sposobu wydawania potraw. Wówczas wcześniejsze ustawienie poszczególnych elementów może wymagać korekty, nawet o ile na start odpowiadało przyjętemu sposobowi pracy.
Warto zobaczyć: sprzęt gastronomiczny.