W codziennej pracy administracyjnej sporo czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera aktualne dane. Problem pojawia się szczególnie wówczas, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami lub przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw a także rejestrowanie kluczowych informacji o ich pochodzeniu. Przy podejmowaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument dotyczy kilku obszarów działalności. Na przykład, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. O ile plik zostanie przypisany jedynie do jednej dziedzinie, osoba pracująca nad drugim obszarem może posiadać trudności z jego odnalezieniem. Rozstrzygnięciem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń albo powiązań między sprawami. Ich liczba powinna natomiast pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt kompleksowy system kategorii może utrudnić wybór właściwego opisu. Ważne jest też zobowiązanie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.
W organizacji obiegu dokumentów ważną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Oczywiście nie każdy plik wymaga takiej samej testom. Notatka ze spotkania może służyć wyłącznie do użytku wewnętrznego, natomiast dokument dotyczący zobowiązań finansowych może wymagać potwierdzenia przez osobę uprawnioną. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, ażeby procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych zadań. W praktyce należy określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera błędy, wymaga uzupełnienia albo nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest też zachowanie informacji o tym, kto wprowadził przekształcenie i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia przekształceń nie za każdym razem tłumaczy przyczynę korekty, dlatego w niektórych przypadkach potrzebny jest dodatkowy komentarz lub zapis wyborów. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. Jeśli konsumenci pobierają dokumenty na swoje urządzenia i w późniejszym czasie przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są w tym samym momencie widoczne. Postanowienie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów pozwala ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument należy wykorzystać w dalszych działaniach.
Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików oraz możliwość odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie stworzenia, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być natomiast dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na swoją treść. Problem pojawia się w szczególności podczas przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnorakich formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, niemniej jednak niekoniecznie zagwarantuje poprawne przypisanie do nowych dziedzinie. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy dobrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami a także czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia wyszukiwanie treści, lecz błędy odczytu mogą dotyczyć numerów, dat albo nazw własnych. W dokumentacji, w której takie szczegóły mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości również ranking z papierowym oryginałem.
Dokumentacja elektroniczna wymaga także określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z zadań użytkownika, a nie tylko z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w treść umowy, niemniej jednak nie musi posiadać prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W sytuacji danych poufnych powinno się ponadto uwzględnić zasady przekazywania plików poza organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu obowiązków. Ważne jest również ustalenie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin uzależniony jest od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie powinno się zatem usuwać plików wyłącznie dlatego, że zakończono aktualne zadanie. Przed podjęciem takiej wyborów trzeba sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania albo nie jest niezbędny do rozliczenia lub wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe a także procedury odtwarzania danych po awarii. Powinno się sprawdzać nie tylko, czy kopie są tworzone, ale również czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez sporo lat powinno się a przy tym kontrolować możliwość odczytu używanych formatów oraz sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.
Polecana strona: kontrola czasu pracy pracownika.