Wiele ludzi w trakcie edukacji, pracy lub spotkań zapisuje tylko najważniejsze hasła, licząc na to, że w późniejszym czasie łatwo będzie odtworzyć pełny kontekst. Z nierzadko takie zapisy zaczynają jednak przypominać kolekcja skrótów, których znaczenie nie zawsze jest niezbite. Rozwój narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję zmienił sposób, w jaki można podejść do tego problemu.
Notatki ai mogą być tworzone na bazie tekstu, nagrania lub transkrypcji, a następnie przekształcane w krótszy i bardziej uporządkowany zapis. W współzależności od zastosowanego rozwiązania system może rozpoznawać główne tematy, wyodrębniać istotne fragmenty lub grupować informacje według określonego schematu. Nie znaczy to jednak, że każda wygenerowana tekst będzie odpowiadała ze starannością temu, co zostało powiedziane lub zapisane. Przydatność takiego opracowania zależy w głównej mierze od jakości materiału wejściowego a także od tego, jak jasno został prezentowany temat.
W sytuacji nagrań rozmów znaczenie ma sposób prowadzenia samej rozmowy. Gdy wypowiedzi są krótkie, mówcy wyraźnie się rozróżniają, a temat nie zmienia się co kilka minut, późniejsze opracowanie jest zwykle bardziej intuicyjne. Więcej trudności pojawia się wówczas, gdy kilka osób mówi jednocześnie, stosuje skrótów, wraca do wcześniejszych kwestii lub zakłada znajomość informacji, których nie ma w nagraniu. W takich warunkach ai notes mogą zademonstrować sens rozmowy w uproszczonej formie, niemniej jednak część współzależności może zostać pominięta. Szczególnej sprawdzeniu wymagają liczby, daty, nazwy, terminy oraz warunki ustaleń. Jedna pomylona wartość może zmienić znaczenie całego fragmentu, dlatego przy informacjach mających wpływ na dalsze działania warto sprawdzić je w materiale źródłowym. Automatyczne opracowanie dobrze jest traktować jako warstwę porządkującą, a nie jako jedyny zapis wydarzenia.
Istotny jest także sposób przygotowania materiału, który ma zostać przetworzony. W przypadku tekstów chaotycznych, zawierających powtórzenia lub wiele pobocznych wątków, system może posiadać trudność z uwarunkowaniem, które informacje powinny odnaleźć się w końcowej wersji. Z drugiej strony bardzo krótki materiał może nie zawierać wystarczającego kontekstu, ażeby właściwie zinterpretować poszczególne zdania. W praktyce znaczy to konieczność implementacji formy notatki do sytuacji. Innego zapisu potrzebuje osoba przygotowująca się do egzaminu, innego uczestnik zebrania, a jeszcze innego ktoś, kto woli zachować historię ustaleń dotyczących projektu. Nie za każdym razem warto dążyć do maksymalnego skrócenia treści. Czasem kilka dodatkowych zdań daje możliwość zachować istotne powiązania i ogranicza ryzyko, że w przyszłości nieprosto będzie ustalić, czego dotyczył dany fragment.
Osobną kwestią pozostaje przechowywanie materiałów stosowanych do budowy takich zapisów. Jeżeli już źródłem jest rozmowa, dokument lub nagranie zawierające dane innych osób, przed przekazaniem materiału do wybranego systemu powinno się sprawdzić zasady dotyczące jego przetwarzania. Znaczenie mogą mieć informacje o przechowywaniu danych, czasie ich retencji, dostępie do treści a także możliwościach ich usunięcia. Warto również rozdzielić dwa etapy pracy: przygotowanie notatki i późniejszą weryfikację. Sam fakt, że tekst został wygenerowany bardzo szybko i ma uporządkowaną strukturę, nie świadczy jeszcze o poprawności wszystkich detali. Przy bardziej złożonych materiałach rozsądne jest zachowanie źródła, z którego powstał zapis, ponieważ umożliwia ono wrócić do pełnego kontekstu. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy automatyczna notatka ma być w przyszłości wykorzystywana jako podstawa kolejnej pracy, edukacji lub dokumentowania przebiegu rozmowy.
Zobacz więcej: notatki ai.