Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z punktu widzenia ich późniejszego użytkowania, a nie tylko i wyłącznie samego etapu montażu. W praktyce pierwsze problemy często wynikają z pozornie drobnych wyborów podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie albo zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wówczas, gdy pomieszczenia są już wykończone.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko obecne wyposażenie, niemniej jednak też sposób korzystania z obiektu. Przeciwnie planuje się układ dla przestrzeni, w której znakomita większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a całkiem inaczej dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma również przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych wnętrz, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów oraz sposób podziału instalacji.
Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa w późniejszym czasie na sposobność wykonania pomiarów, przeróbek, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że przystępność jest często niedoceniana, szczególnie gdy w trakcie projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na całkowicie puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń albo wyposażenia sytuacja może wyglądać całkiem inaczej. Należy też brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, o ile w późniejszym czasie zabraknie miejsca na komfortowe doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia szybko stają się widoczne.
Część teletechniczna wymagprócz tego uwzględnienia sposobu przepływu informacji pomiędzy urządzeniami. W zależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, sprawdzeniu dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Każdy z takowych systemów może mieć inne oczekiwania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi w pewnych przypadkach do problemów podczas zaprojektowania. Istotne jest także oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze relatywnie łatwo odtworzyć jej układ, ale przy rozbudowanym obiekcie bez stosownej dokumentacji szybko pojawia się trudność z postanowieniem, który przewód odpowiada za dokładnie określone urządzenie. W efekcie dosłownie prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie wyłącznie pierwotne założenia projektowe.
Zmiany wprowadzone w trakcie budowy są dalszym elementem, którego nie warto pomijać. W trakcie realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a faktycznym układem ścian, stropów lub innych instalacji. Czasami zmiana wynika też z wyborów dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma spore znaczenie dla całego układu, niemniej jednak każda powinna być oceniona pod kątem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać przeróbkę długości przewodu, przebiegu trasy albo miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich przemian pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych trzeba rozpatrywać jako proces związany także z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wówczas, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia albo wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.
Zobacz również: projektant systemu sygnalizacji pożaru.