Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko na osoby zajmujące się księgowością, ale również na pracowników dystrybucji, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana lub przekazana do następnej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, natrafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać dany status.
W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym zadaniem technicznym. Znaczenie ma głównie to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. O ile te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych albo ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności szybko zaczynają zajmować niemałą część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.
Przy planowaniu połączenia systemów warto rozpocząć od ustalenia, gdzie naprawdę powstają dane dotyczące faktury. Nie zawsze jest to program księgowy. W niektórych przypadkach dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszy czasszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane wprost przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Ważne jest także określenie, które informacje mają być pobierane w sposób automatyczny, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt nieduży zakres automatyzacji oznacza konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, jednakże zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce wyjątkową uwagę należy zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane albo nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje kłopotu, jeżeli nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.
Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko sposobność pobrania faktury, lecz także jej dalsze przypisanie do odpowiedniego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem lub przekazania do księgowania. Jeżeli integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania nadal muszą być wykonane w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto przemyśleć całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto również przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać automatycznie przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada realnym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej wyborów niezależnie od stopnia automatyzacji.
Znaczenie ma także sposób informowania użytkowników o przebiegu wymiany danych. Pracownik powinien wiedzieć, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania oraz gdzie odnaleźć informację o występującym problemie. Bez czytelnych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy lub ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba więc brać pod uwagę też monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Istotne pozostają dodatkowo uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu a także sposobność ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów pozwala oszacować, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu używanych narzędzi z KSeF.
Sprawdź tutaj: KSeF integracja.