Wiele materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które niełatwo analizować bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Tyczy się to w głównej mierze rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy różnego rodzaju zapisów ustnych. Samo nagranie pozwala odtworzyć przebieg wydarzeń, natomiast przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.
Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W współzależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi albo zostać delikatnie uporządkowany pod względem czytelności.
Podczas pracy z nagraniami na prawdę bardzo często pojawiają się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie właściwie każde nagranie jest takie proste do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących równocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce istotne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można niedwuznacznie rozpoznać (więcej informacji: transkrypcja cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na podstawie własnych przypuszczeń może prowadzić do zmian w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego rodzaju wykorzystuje się odpowiednie oznaczenia albo pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.
Szczególne oczekiwania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne zademonstrowanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników a także zachować ich kolejność. W takiej sytuacji ważne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, ale też wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są trudne do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, ponieważ nawet niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą posiadać znaczenie przy późniejszej analizie materiału.
Stenogramy znajdują przeznaczenie w wielu obszarach, w których niezbędny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na podstawie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń albo innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu uzależniony jest od jego przeznaczenia oraz oczekiwań dotyczących szczegółowości. Przeciwnie opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a przeciwnie materiał, w którym znacząca jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Końcowy kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z kategorii nagrania, jego jakości a także celu, dla którego jest przygotowywany.
Dodatkowe informacje: transkrypcje nagrań.